何時代だよ？PTA

世間で良いように言う「伝統のある学校」で初めてPTA役員をされる方はPTAのアナログっぷりに驚かれることでしょう。

• 保護者や役員との連絡手段は連絡網かプリント配布、最先端技術は電話とメール
• 何世代も前のワードしか動かす予定のないパソコンという名の、実質ワープロマシーン
• 誰が残したか解らないし使う場面が見当たらない、大先輩達の大秘宝CDやUSBメモリー
• 先生ときちんと話したければ平日昼間、物理的にも精神的にも一向に縮まらない学校との距離感
• 良い意見も「代々やっているから！」で一蹴される、すばらしき伝統行事
• 何時代から残っているのか不明で捨てられない資料に眠る、過去の栄光
• やたらと多いくるんくるんに丸まった一斉を風靡した伝統キャラクターの描かれた、ベルマーク
• ペーパーレス化なんてなんのその、文化遺産に認定されるべきハンコ文化
• 一度の活動で一瞬で無くなるA4用紙のブロックと、毎回量産される破棄プリント
• Wi-Fiがあっても使えない使わせてもらえない、PTA室を取り巻く自然豊かな環境
• そもそも入学と同時に勝手に加入されているPTA・・・

世間では令和だというのに・・・PTAはいったい何時代なのよ？
いや、「伝統行事」を否定するつもりは全くありません！伝統行事は大事です！
PTAの活動自体も子供を持つ親としての責任もあるので否定はしません。
ただ、小学生一人に一台タブレットを支給しているこの時代、もっと楽な方法があるのに従来どおりのアナログなやり方でしか活動が成り立たないのはいかがなものかな？・・・と思うのです。

少しだけ改善したら

あれこれ文句を言っていても始まりません。役員に当たってしまったものは仕方ないので引き受けます。しかし少しでも楽に出来ることがあるならば改善したいですよね？
例えば、保護者同士の連絡手段の改善に焦点を当てて見てみます。

今の親世代ではLINEというSNSがもはや知らない人がいないと言えるほど普及しています。
LINEはLINEの友達同士で「グループ」が作れる他、「オープンチャット」という機能で友達以外ともやり取りできたり、アンケートやくじ引きなどPTA活動を効率的に行うのにとても良いツールといえます。PTAでも取り入れると活躍すること間違いないでしょうし実際に取り入れておられるPTAグループも沢山あります。

しかし、問題点としては基本的にチャットなので討論などを進めているうちに元の議題が解らなくなったり見落としたりします。
前の発言をズラーッとさかのぼって見るのって結構面倒なんです😅。

あと「絶対にLINEは入れない！」という人もいます。そういった人に意見を聞いてみると「LINEを入れると勝手に電話帳の友達に知らされてしまうので嫌」とか「LINEは情報が抜き取られるかもしれないから云々」とかなんとか・・・、捉え方や設定次第なのでしょうけれど、言いたくない別の理由の可能性もありますからゴリ押しすることはできません。
どうしてもLINEを入れたくない人に関しては誰か他に連絡取れる人を決めておいてその人の連絡は決めた人経由で聞いてもらうというのが最適解でしょう。

私が提案したときも、どうしても入れたくないという人もありましたが、試しにLINEの「オープンチャット」を保護者向けのご意見箱として設置してみました。それだけのことですがPTA活動がかなり見通しがよくなりました。
「PTAのことって誰にいつ聞いたらいいのか解らない」という人もオープンチャットなら書き込みやすいようで、役員にも保護者にも好評でしたのでオススメしておきます。

オープンチャットはパスワードで他の方が勝手にチャットに入らないよう制限したり、参加者が任意にLINEで使っている名前とは違う自分の名前を付けたり出来るので匿名性もあり非常に便利です。
注意点として「連絡先を交換しない」というLINE運営側の規約を守らないと規約違反でペナルティーを受けますので運用する際にはきちんと案内しましょう。

勝手に消滅するというアプリ

さて、先程の「LINEを入れたくない」という人の意見の中で、「連絡先を交換したら役員が終わったあとどうしたらいいかわからない」というものがありました。

確かに、連絡先を交換たらその後消しちゃっていいの？…これは悩みますよね🤨
消した場合、急に必要な事態が出て連絡来たらしいけど誰だか知らない番号だったから無視した…なんてのも気まずいですし…

なら最初から「役員終わったら全部消えますよー」というアプリがあってもいいんじゃないの？
というのがPTA用サービスというサイト作ったきっかけです。

このサイトはアカウントの登録時に「アカウントの有効期限」を設定します。
アカウントが有効な期間中はToDoや掲示板やファイル共有といったPTA役員をするにあたって便利なツールを役員同士で共有して使うことができますが、有効期限が過ぎるとアカウントが自動で消滅します。
本当に必要な場合は各々で連絡手段を交換して、不要な場合は消しちゃえばいいじゃない！というコンセプトです。消えることが前提なので後から連絡が来るということはまずありません。

自動で消えるものはアカウントだけではありません。
掲示板も設定期日を過ぎると自動で削除されますし、活動報告も古いものから順番に削除されます。ファイル共有のファイルも保管期間が過ぎると自動で削除されます。
作ったグループも全員のアカウントが削除されるとすぐ消滅します。
グループごとにPTA用のサイトを公開ことができますが、サイトの管理人が居なくなった時点で消滅するので負の遺産を引きずることがありません。
このようにPTA用サービスは不要になった時に面倒な手続きを残さない。というコンセプトで作られています。
もちろん、引き継ぐ人がいればグループに保存したデータは消えませんのでそこはご安心ください。

インストール不要

「スマホの容量が不足しがちだから余計なアプリをインストールしたくない」という意見は多いように思います。
PTA用サービスはWebサイトですのでアプリとしてインストールする必要がありません。
作成したデータは全てサーバーに保存されるのでスマホの容量が圧迫されることもありません。
このページが見えていればパソコン・スマホ・タブレットなど、どんな端末でもログインさえすればどこでも同じ情報が扱えます。

それだけではありません。
逆に、「インストールしていつでも起動出来るように画面に置いておきたい」という人のご意見も叶えます。
PWA(プログレッシブウェブアプリ)という技術仕様に対応していますので、ブラウザから「ホーム画面に追加」をするとスマホアプリとしてインストールすることが可能となる欲張り仕様です。
インストールできるのはスマホだけではありません。WindowsやMacといったパソコンにもインストールできてしまいます。
※ただし、元々Webアプリですのでインターネット接続環境は必要不可欠です。

連絡係からの開放

PTA用サービスの目的の１つは「簡単な連絡手段の確立」です。
保護者間や役員同士、あるいは先生との連絡で「意見の相違」を感じるものですが、役員は意見の橋渡し役となる他の役員から又聞きの意見を取り上げて熟考し、返信するも何やらうまく伝わらない・・・、本人をお呼び立てしてお話をお伺いすると「違う！そいういう意味じゃない」とか「なんで通じてないの？」といった意見の相違というか認識の不一致からくる誤解が起こっていることがあります。
また、役割を割り振っているにも関わらずトップが進捗状況が把握できていなくて再度しつこく連絡を入れてしまうというような報告ミスもあります。
他にも、同じ役員をしているにも関わらず先生と中の良い役員だけが知っていて先生は当然役員で共有しているものと思い込んでいる未知の情報があったり、情報の不平等性による致命的な判断ミスをするなんてことも。

こういったバケツリレー方式で伝わる情報にはタイムラグや誤解がどうしても生じて円滑な情報の伝達を行うことが難しくなります。

PTA用サービスでは活動報告やToDo機能で役割の進捗状況の把握、掲示板による意見の交換で意見の交換や活動報告のタイムラグを少なくすることが可能になります。

PTA用のサイト

PTAの運営するWebサイトは昔の役員が作ったまま廃墟と化したサイトが時折存在しています。
大体のサイトは得意な役員が作るのでしょうけれど、後に管理運営する人が引き継がなければ存在している意味がありません。

管理人が不在になったサイトは速やかに削除したいですよね。
PTA用サービスでPTAの用のサイトを開設すると、サービスの管理人が存在しなくなった時点で即座にサイトも削除されます。

サービス内にある役員に公開するための「活動報告」機能には一般公開モードがあり、チェックを入れるとPTA用のサイトに表示されます。
内部と外部に同時に活動報告を行うという仕組みがありますので、外部公開ためにわざわざブログに書き込むという手間が必要ありません。

たとえば役員向けに書かれた活動報告をPRのために外部公開する。というような使い方ができます。

また、保護者のみに向けて配信するという場合はパスワードによるコンテンツの保護という機能もあります。
つまり、パスワードを知らない人にはサイトの内容を見られません。

本当に必要な機能を

PTAで使えるサービスは他にも沢山あります。
例えばLINE Worksです。
ビジネスをサポートするツールでうまく使いこなせばすばらしいツールです。ただPTA活動に使うだけしては不要な機能も沢山ありますし、上記に記したようにアプリをインストールしないという選択肢からは外れてしまいます。

どんな組織でも使える汎用性のあるツールは多々あれど、純粋にPTAのためだけのツールというのは少ないように感じます。
PTA活動に必要なツールは実際にPTA活動をしてみないとわかりませんよね。

ということで、PTA用ツールはPTAの本部役員になった私が実際の活動を通しながら本当に必要だと思う機能を盛り込んで作っています。
このサービスは使える状態ではありますがまだ開発途中です。今後も活動を通して必要だと思った機能を少しずつ増やしていく予定ですので応援よろしくお願いします。